Tallennusjärjestelyt kurssilla: sovi tallennus selkeästi ennen alkua

Mitä moduuli sisältää

Tallennusjärjestelyt on kurssin seitsemäs moduuli, ja olen itse sen opettaja. Moduulin tavoite on yksinkertainen: haastattelun molemmat osapuolet tietävät ennen ensimmäistä kysymystä, miten keskustelu tallennetaan, mihin tiedostot päätyvät ja mihin niitä saa käyttää. Moni haastattelu on mennyt sivu suun, koska tämä on jäänyt oletuksen varaan.

Opiskelijat harjoittelevat sopimista ihan oikeilla esimerkeillä. Yksi kirjoittaa tuottajan roolissa lyhyen viestin vieraalle, toinen vastaa vieraana ja esittää tarkentavia kysymyksiä. Näin huomaa nopeasti, mitkä kohdat vaativat sanoiksi pukemista ja mitkä ovat jo selviä.

Moduuli rakentuu sen varaan, mitä aiemmissa osissa on opittu äänestä, kuvasta ja yhteydestä. Tallennus on viimeinen lenkki: kun laitteet toimivat, on aika sopia, mitä toimivilla laitteilla tehdään.

Tallennustavan valinta

Tallentaa voi usealla tavalla. Videopuhelun oma tallennustoiminto on helpoin, mutta laatu riippuu yhteydestä. Näytön tallennus tuottajan koneella on toinen vaihtoehto, ja kolmas on se, että kumpikin osapuoli äänittää oman äänensä paikallisesti. Kerron kurssilla, mitä kukin tapa vaatii ja mitä sen heikkoudet ovat.

Tärkeintä on, että tavasta sovitaan etukäteen eikä kesken kiireen. Vieraan pitää tietää, tallentuuko vain ääni vai myös kuva, ja onko hänen oma tiedostonsa osa aineistoa. Jos varmuuskopioksi äänitetään erikseen, siitäkin kerrotaan.

Harjoittelemme koetallennusta, jossa kuunnellaan tulos yhdessä ennen varsinaista haastattelua. Kymmenen minuutin koe säästää usein tunnin jälkityön.

• Videopuhelun oma tallennus
• Tuottajan näytön tallennus
• Kummankin paikallinen äänitys

Tiedostojen tallennus ja nimeäminen

Kun haastattelu on tallessa, alkaa toinen työ: tiedostot pitää löytää myöhemminkin. Opetan yksinkertaisen nimeämistavan, jossa näkyvät haastattelun aihe, vieraan etunimi ja päivämäärä, sekä kansiorakenteen, jonka ymmärtää myös joku toinen.

Sovittavaa on myös säilytys. Kuka tiedoston omistaa, kuinka kauan sitä säilytetään ja saako vieras pyytää sen poistamista? Kurssilla et saa valmiita juridisia vastauksia, mutta opit kysymään nämä asiat ääneen ja kirjaamaan sovitun muistiin.

Lisäksi käymme läpi, miten varmuuskopio tehdään heti haastattelun jälkeen. Tiedosto, joka on vain yhdessä paikassa, on tiedosto, joka voi kadota.

Luvat ja sovitun kirjaaminen

Lupa tallentaa ei ole sama asia kuin lupa julkaista. Moduulissa erottelemme nämä kaksi ja harjoittelemme, miten kysymys esitetään kohteliaasti ja selvästi. Vieras ei saa tuntea, että häntä pyydetään allekirjoittamaan jotain epämääräistä.

Suosittelen kirjaamaan sovitun lyhyeen viestiin, jonka vieras voi vastata yhdellä lauseella. Siitä käy ilmi tallennustapa, käyttötarkoitus ja se, miten vieras voi ottaa yhteyttä, jos haluaa jotain muuttaa.

Tuottajan harjoitustarkistuslistassa tämä on oma kohtansa. Viesti lähtee ennen haastattelua, ja vastaus tarkistetaan ennen kuin tallennus käynnistetään.

• Tallennuksen lupa
• Julkaisun lupa
• Vastaus kirjallisesti

Alkuhetken sanat

Vaikka kaikki olisi sovittu etukäteen, tallennuksen alussa kannattaa sanoa asia vielä ääneen. Lyhyt lause riittää: tallennus on nyt käynnissä, ja se tallentuu sovitulla tavalla. Se rauhoittaa vierasta ja jättää myös äänitteeseen todisteen sovitusta.

Harjoittelemme tätä pareittain. Moni yllättyy, kuinka vaikeaa on sanoa yksinkertainen asia luontevasti. Kun lause on sanottu kolme kertaa, se alkaa sujua.

Samalla tarkistetaan, että tallennuksen merkkivalo tai ilmoitus on näkyvissä. Jos tallennus ei olekaan käynnissä, se huomataan heti eikä vasta lopussa.

Mitä moduulista jää käteen

Moduulin jälkeen sinulla on oma lyhyt sopimuspohja viestiksi, tallennuksen tarkistuslista ja nimeämistapa, jota voit käyttää omissa haastatteluissasi. Mitään sertifikaattia tai takuita ei ole, vain valmiit toimintatavat.

Moduuli sopii niin vieraille kuin tuottajille. Vieras ymmärtää, mitä häneltä kysytään ja miksi. Tuottaja oppii kysymään oikeat asiat oikeassa järjestyksessä.

Syksyllä, kun haastatteluja tehdään paljon ja kalenterit täyttyvät, tämä on hyvä aika käydä sopimiset kerran läpi ja ottaa ne käyttöön.