Näin vieraan valmennus käytännössä rakentuu ennen lähetystä

Työ alkaa kysymyksestä, ei laitteista

Kun avaan uuden valmennuskerran, en aloita mikrofonista enkä kamerasta. Aloitan kysymyksellä: mitä vieras jo tietää haastattelusta? Moni saapuu paikalle vain sähköpostin linkin varassa. Hän ei tiedä, kauanko puhutaan, tallennetaanko keskustelu tai kuka kysymykset esittää. Sellainen epätietoisuus kuuluu äänessä jo ensimmäisinä minuutteina, ja rauhallisen alun saa kokeneempikin vieras kiinni vasta myöhemmin.

Siksi valmennuksen ensimmäinen osa on keskustelu. Käymme läpi haastattelun aiheen, rungon, keston ja sen, mitä vieraalta odotetaan. Kurssilaisena sinä istut vieraan paikalla ja kokeilet, millaista tietoa kaipaisit ennen lähetystä. Sitten vaihdamme rooleja, ja kirjoitat tuottajan viestin, jonka haluaisit itse saada.

Tämä vaihe tuntuu hitaalta, mutta se säästää aikaa myöhemmin. Kun vieras tietää, mitä on tulossa, hän kysyy järkeviä kysymyksiä jo etukäteen eikä vasta kesken tekniikkatestin.

• Aihe ja haastattelun runko
• Arvioitu kesto ja lähetysaika
• Kuka haastattelee ja kuka tuottaa
• Tallennetaanko ja miten aineistoa käytetään

Valmistelulomake täytetään oikeasti

Kurssin keskeinen tehtävä on oman valmistelulomakkeen täyttäminen. Lomake ei ole muodollisuus, vaan se pakottaa miettimään asioita, jotka muuten jäävät auki. Kirjaat siihen yhteyshenkilön ja varanumeron, käyttämäsi laitteen, selaimen ja paikan, jossa istut haastattelun aikana. Lisäksi merkitset ajankohdan, jolloin huoneessa on todennäköisesti hiljaista.

Käymme lomakkeen läpi yhdessä ryhmässä, ja jokainen perustelee valintansa. Joku huomaa, että hänen työhuoneensa ikkuna on suoraan vilkkaalle kadulle. Toinen muistaa, että kannettava on yleensä kiinni laturissa, jonka viereen ei saa kameraa. Tällaiset havainnot nousevat esiin vasta, kun kirjoitat ne ylös.

Lomakkeen tarkoitus on, että vieraalla on yksi sivu, jonka voi avata kymmenen minuuttia ennen lähetystä ja jonka jokaisen kohdan hän tietää olevan kunnossa.

• Yhteystiedot ja varayhteys
• Laite, selain ja istumapaikka
• Huoneen äänet ja häiriöt
• Kysymykset, joihin haluat vastauksen ennen alkua

Harjoitus tehdään ääneen

Moni luulee valmentautuvansa lukemalla ohjeen. Kurssilla harjoittelemme ääneen. Jokainen kertoo kahdessa minuutissa, mitä hän haastattelussa aikoo sanoa, ja kuulee oman puheensa tallenteelta. Se on usein ensimmäinen kerta, kun ihminen kuulee itsensä videopuhelun kautta, ja ero totuttuun on yllättävä.

Sanomme harjoituksessa selvästi, ettei tarkoitus ole oppia vastauksia ulkoa. Ulkoa opeteltu vastaus kuulostaa luettulta, ja kamera tuo sen esiin. Sen sijaan etsimme jokaiselle vieraalle kolme tai neljä asiaa, jotka hän haluaa kertoa omin sanoin, ja harjoittelemme niiden esittämistä rauhallisessa tahdissa.

Palaute on rauhallista ja konkreettista: puhuit vähän nopeasti alussa, taukoja saa pitää, katse kannattaa pitää kamerassa eikä omassa kuvassa.

Tuottajan puoli: mitä vieras tarvitsee ja milloin

Kurssilla on mukana myös tuottajia, joten käsittelemme vieraan valmennusta kahdesta suunnasta. Tuottajan tehtävä on lähettää tieto ajoissa mutta ei liian aikaisin. Viesti, joka tulee viikkoa ennen, unohtuu, ja viesti, joka tulee tunti ennen, aiheuttaa kiireen. Käytännössä toimii kaksi viestiä: ensimmäinen kertoo aiheen ja ajan, toinen muistuttaa päivää ennen yhteydestä ja laitteista.

Harjoittelemme viestien kirjoittamista lyhyesti ja ystävällisesti. Hyvässä viestissä on yksi linkki, yksi kellonaika ja yksi puhelinnumero. Kun vieras joutuu etsimään tietoa kolmesta kohdasta, osa siitä jää lukematta.

Opetamme myös, mitä tuottaja tekee, kun vieras ilmoittaa vasta paikalla, ettei hän olekaan ehtinyt tehdä mitään. Silloin ei moitita vaan käydään läpi vain välttämättömimmät asiat: yhteys, ääni ja se, mistä aloitetaan.

• Ensimmäinen viesti: aihe, aika, kesto
• Toinen viesti: linkki, varayhteys, muistilista
• Ei useita linkkejä samassa viestissä

Mitä jää pois, kun aikaa on vähän

Kaikilla vieraista ei ole puolta tuntia valmennukseen. Siksi kurssilla harjoitellaan myös lyhyttä versiota. Kolmen tärkeimmän asian lista riittää usein: tietääkö vieras aiheen, onko hänellä toimiva yhteys ja onko hän sopinut tallennuksesta. Muut asiat voi hoitaa viiden minuutin keskustelulla juuri ennen alkua.

Lyhyt versio ei kuitenkaan korvaa pitkää. Kun karsimme, päätämme tietoisesti, mistä luovumme, ja kirjaamme sen lomakkeeseen. Näin tuottaja ja vieras tietävät, mikä on jäänyt tarkistamatta, eikä yllätys tule kesken lähetyksen.

Syysaikaan ilmiö on tuttu: kalenterit täyttyvät ja haastattelut ahdetaan tiukkoihin väleihin. Hyvä pohja valmennuksessa tekee lyhyistäkin hetkistä toimivia.

Mitä sinulla on kurssin jälkeen

Kurssin jälkeen sinulla on oma täytetty valmistelulomake, viestipohjat tuottajan käyttöön ja kokemus siitä, millaista on olla vieraana ja valmentajana. Emme lupaa, että jokainen haastattelu sujuu täydellisesti. Lupaamme, että tiedät, mitä kysyä ja mitä tarkistaa ennen kuin lähetys alkaa.

Valmennuksen tavoite on rauhallisuus. Vieras, joka tietää, mitä on tulossa, ei kuluta energiaansa jännittämiseen vaan keskittyy siihen, mitä hän haluaa sanoa. Tuottaja, jolla on lista kädessä, voi keskittyä vieraaseen eikä tekniikan arvailuun.

Muut moduulit, kuten kuva, ääni ja yhteys, rakentuvat tämän päälle. Valmennus on se kerros, joka sitoo ne yhteen.