Mitä tallennusjärjestelyt maksavat ja mikä hintaan vaikuttaa

Hinta ei synny vain ohjelmasta

Kun kurssilaiset kysyvät, mitä haastattelun tallentaminen maksaa, he ajattelevat yleensä ensin ohjelmaa. Todellisuudessa ohjelman osuus on usein pienin. Moni videopuheluohjelma tallentaa jo perusversiossa, ja pelkkä tallennuspainike ei vielä ole kustannus. Kustannus syntyy siitä, mitä tallenteelle tapahtuu sen jälkeen: kuinka kauan se säilytetään, kuka sen saa käyttöönsä ja kuinka monessa paikassa sen on oltava.

Syksyn mittaan, kun haastatteluja sovitaan tiiviimmin ja jaksoja kertyy enemmän, tämä alkaa näkyä. Yksi tunnin tallenne on pieni asia, mutta kymmenen tallennetta, joista jokaisesta on kaksi versiota, kasvaa nopeasti tallennustilan tarpeeksi. Siksi kirjoitan hinnasta kolmen tekijän kautta: välineet, tila ja aika. Ne ratkaisevat enemmän kuin yksittäinen tilaus tai lisenssi.

Ohjelma, tilaus ja tallennuksen laatu

Ilmaisella tai perusversiolla pääsee pitkälle, jos tavoitteena on keskustelun muistiinpano tai yksi koostetiedosto. Maksulliset versiot tuovat yleensä erilliset äänet ja kuvat kullekin osallistujalle, korkeamman tarkkuuden ja pidemmät tallennusajat. Jos äänitiedosto jää yhdeksi sekoitetuksi raidaksi, yksittäisen puheenvuoron korjaaminen jälkikäteen on hankalaa, ja se voi myöhemmin maksaa enemmän työtä kuin tilaus olisi maksanut.

Kysy itseltäsi, mihin tallennetta tarvitaan. Jos se kuunnellaan vain läpi ja siitä kirjoitetaan yhteenveto, yksinkertainen tallenne riittää. Jos äänestä tehdään jakso, jossa vieraan ja haastattelijan äänitasot pitää tasata erikseen, erilliset raidat kannattaa. Valinta tehdään ennen haastattelua, ei sen jälkeen, koska jälkikäteen puuttuvaa raitaa ei saa takaisin millään hinnalla.

• Perusversio riittää muistiinpanoksi ja yhteenvetoon
• Erilliset raidat helpottavat äänen korjaamista jälkeenpäin
• Tarkkuus ja tallennusaika vaihtelevat tilauksen mukaan

Tallennustila ja varmuuskopio

Videotiedosto on raskas, ja tallennustila on se kohta, jossa kustannus tulee yllätyksenä. Tunnin haastattelu voi viedä useita gigatavuja, jos kuva tallennetaan korkealla tarkkuudella. Jos äänen riittää, tiedosto on moninkertaisesti pienempi. Päätä siis jo suunnitteluvaiheessa, tarvitaanko kuvaa lainkaan, sillä se on suurin yksittäinen tekijä tilan tarpeessa.

Varmuuskopio tuplaa tarpeen, ja sen pitäisi olla toisessa paikassa kuin alkuperäinen. Itse pidän sääntönä, että tärkeä tallenne on aina vähintään kahdessa paikassa ennen kuin vieras poistuu puhelusta. Ulkoinen kovalevy on kertaostos, pilvitilaa taas maksetaan kuukausittain. Kumpi on edullisempi, riippuu siitä, kuinka monta haastattelua säilytät ja kuinka kauan.

• Ääni vie murto-osan videon tilasta
• Säilytysaika kasvattaa tilan tarvetta
• Varmuuskopio toiseen paikkaan on osa hintaa

Luvat ja sopimukset vievät aikaa

Lupa tallennukseen ei maksa rahaa, mutta se maksaa aikaa. Yksinkertainen sähköposti, jossa kerrotaan tallennustapa, käyttötarkoitus ja säilytysaika, vie tuottajalta noin vartin ja vieraalta minuutin. Kun asiat sovitaan etukäteen, haastattelun alussa ei tarvitse käyttää minuuttiakaan sen selvittämiseen, saako tallentaa.

Jos jokaisesta haastattelusta sovitaan erikseen ja eri sanoin, aikaa kuluu enemmän ja virheiden riski kasvaa. Siksi kannattaa tehdä kerran valmis, selkeä pohja, jota käytetään joka kerta. Silloin kustannus on yksi kirjoituskerta ja pieni muokkaus kunkin vieraan kohdalla. Pitkässä juoksussa tämä on halvin tapa pitää sopimukset kunnossa.

Mistä voi säästää ja mistä ei

Säästää voi tarkkuudessa, jos kuvaa ei tarvita, ja tilauksissa, jos tarvitset tallennusta vain satunnaisesti. Säästää voi myös siinä, ettei jokaista tiedostoa säilytetä ikuisesti, kunhan säilytysaika on sovittu etukäteen ja vieras tietää sen.

Säästämisen rajat tulevat nopeasti vastaan. Ääniraidasta ei kannata tinkiä, koska huono ääni on se, mitä kuulija ei anna anteeksi. Varmuuskopiosta ei kannata tinkiä, koska yksi menetetty haastattelu maksaa enemmän kuin vuosi tallennustilaa. Ja sovittuja lupia ei kannata ohittaa, koska epäselvyys vieraan kanssa on kallein kaikista kustannuksista.

• Säästä kuvan tarkkuudesta, jos kuvaa ei käytetä
• Älä säästä äänestä, varmuuskopiosta tai luvista

Näin lasket oman tarpeesi

Aloita arvioimalla, kuinka monta haastattelua teet kuukaudessa ja kuinka pitkiä ne ovat. Kerro tulos tiedoston koolla, jonka saat yhdestä koetallenteesta. Näin saat tilan tarpeen omilla luvuillasi, et arvauksella. Tee koetallenne aina ensin, koska sama ohjelma tuottaa eri asetuksilla hyvin eri kokoisia tiedostoja.

Lisää sitten varmuuskopio ja säilytysaika, ja lopuksi arvioi, kuinka paljon aikaa luvat ja tiedostojen siirto vievät kerralla. Kurssilla käymme tämän läpi omilla esimerkeilläsi, ja lopuksi sinulla on lyhyt lista, josta näet suoraan, mihin tallennusjärjestely kannattaa panostaa ja mihin ei.